Proforma Számla (Előszámla) — Mi Ez, Mikor Kell, Hogyan Kell Kiállítani?

A proforma számla (latin: „a forma kedvéért") egy előzetes, tájékoztató jellegű dokumentum — nem minősül az áfatörvény szerinti számlának. Főbb jellemzői:

• Nem kötelező NAV-ba beküldeni — a proforma nem kerül be a NAV Online Számla rendszerébe, mert nem keletkeztet adókötelezettséget.
• Nem keletkeztet könyvelési kötelezettséget — sem az eladónak, sem a vevőnek nem kell lekönyvelnie a proformát.
• Tájékoztató jellegű — megmutatja az ügyfélnek a várható összeget, tételeket és feltételeket a teljesítés előtt.

Mire használják a proforma számlát?

• Előlegkérés — az ügyfél fizet a teljesítés előtt a proforma alapján.
• Árajánlat — részletes, számlásra formázott árajánlat.
• Export vámkezelés — a vámhatóság számára szükséges áruérték-igazolás.

A teljesítés vagy az előleg beérkezése után a végleges számlát kell kiállítani, amelyet be kell küldeni a NAV-nak és le kell könyvelni.

A proforma számla több helyzetben is hasznos eszköz a vállalkozók számára:

• Nagy projekt indítása előtt — az ügyfél a proforma alapján jóváhagyja az összeget és a feltételeket, mielőtt a munka elkezdődik. Így mindkét fél tudja, mire számíthat.
• Nemzetközi kereskedelem — exportnál a vámhivatal és a fuvarozók rendszerint proforma számlát kérnek az áru értékének és tartalmának igazolásához, még a végleges számla kiállítása előtt.
• Előlegfizetés kérése — az ügyfél banki átutalással fizet be a proforma alapján. Az előleg beérkezése után előlegszámlát vagy végszámlát kell kiállítani.
• Hosszabb projektek mérföldkőfizetései — ha a projekt több részletben kerül elszámolásra, minden mérföldkőnél proforma jelzi az esedékes összeget, a végleges számla pedig a teljesítés igazolása.

A mindennapi magyar üzleti nyelvhasználatban a „proforma számla", az „előszámla" és a „díjbekérő" fogalmakat sokan felváltva használják. A különbség árnyalt:

• Proforma számla — tartalmazza az összes számlaadat-elemet (tételek, mennyiség, egységár, ÁFA-kulcs, összesítés), de „PROFORMA" vagy „NEM ADÓÜGYI BIZONYLAT" felirattal van ellátva. Formájában a végleges számlára hasonlít.
• Díjbekérő — inkább fizetési felszólítás jellegű dokumentum, kevésbé részletes, nem feltétlenül tartalmaz ÁFA-bontást. Célja az összeg megjelölése és a fizetés kérése.

Ami közös bennük: egyik sem minősül törvényes áfadokumentumnak az áfatörvény értelmében. Egyiket sem kell beküldeni a NAV-nak. Mindkettőt egyértelműen meg kell jelölni, hogy nem adóügyi bizonylat — ezzel elkerülhető a vevő félreértése.

A Bizonylat mindkét dokumentumtípust támogatja, és automatikusan elhelyezi a megfelelő jelölést a dokumentumon.

A Bizonylat számlázó programban a proforma kiállítása egyszerű és gyors:

1. Adja meg az ügyfél adatait (név, cím, adószám, e-mail) vagy válassza ki a mentett partnerek közül.
2. Adja hozzá a tételeket: megnevezés, mennyiség, egységár, ÁFA-kulcs.
3. Jelölje meg a dokumentumot proformaként — a rendszer automatikusan hozzáadja a „NEM ADÓÜGYI BIZONYLAT" jelölést és nem küldi be a NAV-nak.
4. Küldje el az ügyfélnek e-mailben közvetlenül a rendszerből.

Amikor az ügyfél fizet vagy a teljesítés megtörténik, a végleges e-számla egyetlen kattintással kiállítható ugyanazokból az adatokból — nem kell újra begépelni. A végleges számlát a Bizonylat automatikusan beküldi a NAV Online Számla rendszerébe.

Ez megspórolja az adatok ismételt rögzítését, csökkenti a hibalehetőséget, és biztosítja a NAV-megfelelőséget.